5 Tipps für einen aufgeräumten & bequemen Arbeitsplatz
Virginia

Im zweiten Artikel unserer „Weniger-ist-mehr-Themenwoche“ geht es heute um den Schreibtisch – ein Bereich in unseren Wohn- und Arbeitsräumen, der wohl bei den meisten ein gelegentliches Aufräum-Update benötigt, habe ich recht? Schließlich ist ein angenehm gestalteter Arbeitsplatz Gold wert! Ich sitze selbst täglich viele Stunden am Schreibtisch und habe festgestellt, dass ich um Welten besser arbeiten kann, wenn mein Arbeitsbereich aufgeräumt, sortiert und bequem ist. Der beste Tipp gleich vorneweg: Gar nicht erst so viel dort ablegen! von Virginia

Immer mehr Menschen arbeiten am Schreibtisch

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahrzehnten stark gewandelt. Laut einer Studie des Industrieverbands Büro und Arbeitswelt (IBA) ist insbesondere seit 2015 ein starkes Wachstum an Büroarbeitsplätzen zu verzeichnen: Arbeiteten 2015 noch 52 Prozent aller Beschäftigen am Schreibtisch, so waren es 2020 bereits 71 Prozent – rund 32 Millionen Menschen in Deutschland – Tendenz steigend. Spätestens seit Corona ermöglichen zudem zahlreiche Firmen das Home Office bzw. hybrides Arbeiten, eine Mischform aus Büro und Home Office. Doch wer dann am heimischen Küchentisch oder in eine Nische gezwängt zwischen Aktenbergen und Kabelsalat arbeitet, stellt schnell fest, wie hilfreich es sein kann, den Heimarbeitsplatz neu zu überdenken. Dazu müsst Ihr nicht zwangsläufig ein eigenes Büro oder einen extra Schreibtisch herbeizaubern. Die meisten Kniffe könnt Ihr ganz einfach in Euer bestehendes Wohnmodell integrieren. Meine wichtigste Erfahrung am Schreibtisch lautet: Weniger ist mehr! Alles was sich auf der Arbeitsfläche befindet, lenkt tendenziell ab und sorgt für eine schlechtere Gesamtübersicht. Mich persönlich macht zu viel Krams um mich herum so nervös, dass ich im Zweifelsfall erst einmal Ordnung schaffen muss, bevor ich konzentriert arbeiten kann.

Kleinigkeiten wie Stiftemäppchen, externe Festplatte, Speicherkarten, Ladekabel und zusätzliche Kamera-Akkus habe ich in einer schicken Leinenbox verstaut, fündig werdet Ihr z.B. bei AllesKlarSchiff und Bookbinders Design

1. Analysiert Eure aktuelle Schreibtisch-Organisation

… und verwendet clevere Aufbewahrungen, die sich gut in Euer Wohnkonzept einfügen. Unterzieht daher als erstes Euren Schreibtisch einer Grundanalyse: Ist alles Wesentliche vorhanden und griffbereit? Gibt es Elemente, die Euch in Eurer Konzentration stören? Was ist überflüssig und darf weg? Da kommt in der Regel so einiges zusammen! Da die meisten Arbeitsschritte heute digital ablaufen, braucht es im Gegensatz zu früher oftmals kaum noch Accessoires wie Tacker, Locher und Co., dafür aber einiges an technischem Equipment. Wenn Ihr einen fest installierten Arbeitsplatz habt, kann ein Schubladenschrank all Eure Probleme lösen und Überflüssiges von der Arbeitsfläche verschwinden lassen. Ich arbeite im Esszimmer und habe daher auf schicke kleine Helferlein am Arbeitsplatz zurückgegriffen, in denen ich all‘ meine benötigten Utensilien verstauen kann. Größere Dinge wie einen mobilen Scanner, meine Kamera und Objektive, Terminplaner und eine Mappe mit Sortierfächern für Post befinden sich in einem unauffälligen Korb mit Deckel unter dem Tisch, in dem nach Feierabend auch mein Laptop verschwindet. So kann ich am Familien-Esstisch arbeiten, ohne unser Esszimmer in ein Büro zu verwandeln und habe immer alles Notwendige sofort griffbereit.

 Optisch dezent-unauffällig ruft hier nichts „Büro“ – meine Utensilien fügen sich harmonisch in unseren Wohnraum ein

2. Papierloses Office: Gamechanger in Sachen Büro-Organisation!

Wer kennt sie nicht, die endlosen Papierberge, die man früher in zahllosen Ordnern aufbewahren musste! Meterlange Regale, randvolle Kisten, stundenlanges Suchen, wenn man ein bestimmtes Dokument benötigte – insgesamt beschreibt das so ziemlich meinen persönlichen Horror. Vor einigen Jahren haben wir darum vollständig auf ein digitales Office umgestellt und ich würde es nie mehr missen wollen! Alles was Ihr dazu benötigt: Einen guten – optimalerweise mobilen und dadurch extrem platzsparenden– Dual-Scanner, eine externe Festplatte für Sicherungskopien und ein vernünftiges Ordnungssystem für Eure digitalen Dokumente. Ich habe eine Postablagemappe mit mehreren Fächern, in die ich eingehende Post hauptsächlich nach zwei Kategorien ablege: Kategorie 1 sind Schreiben, die bearbeitet und danach entsorgt werden (in der Regel Rechnungen aus dem Privathaushalt). Kategorie 2 beinhaltet Schreiben, die bearbeitet, aber auch digitalisiert werden müssen; also Korrespondenz und Rechnungen aus Geschäftsbeziehungen, Verträge, Arztberichte, Rechnungen von garantierelevanten Produkten, etc. Am Ende jeden Monats lege ich einen Digitalisierungs-Vormittag ein, bei dem ich Dokumente scanne, benenne und in digitalen Ordnern ablege.

Ein guter Name ist alles: Meine Tipps für Eure digitalen Dateien

Wählt das Datumsformat so, dass die aktuellen Schreiben immer oben anzeigt werden. Teilt außerdem möglichst genaue Schlagworte zu, sodass Ihr auch mittels Schlagwortsuche auf der Festplatte sofort fündig werdet. Je genauer die Benennung, desto einfacher findet Ihr Dokumente bei Bedarf. Beispiel: Den Scan „Rechnung der Stadtwerke vom 22.01.24“ würde ich wie folgt benennen: 240122 Rechnung Stadtwerke VL (Jahr-Monat-Tag – Art des Schreibens – Absender – Namenskürzel des Empfängers) Wie Ihr die fertig benannten Dateien auf der Festplatte sortiert, könnt Ihr individuell gestalten. Wir haben einen Privatordner, der lediglich Unterordner nach Personen enthält. So ordne ich die Scans nur noch meinem Mann, meinem Sohn, meiner Tochter oder mir zu und kann bei Bedarf einfach den ganzen Ordner nach Schlagworten durchsuchen, anstatt einzelne Unterordner durchforsten zu müssen. Geschäftliche Korrespondenz sortiere ich nach Oberkategorien, z.B. Rechnungen, Forderungen, Steuerunterlagen, Verträge.

Auch für Dokumente; die abgeheftet werden müssen, ist eine gute Sortierung und Beschriftung die halbe Miete: Wählt hübsche Ordner, die etwas weniger Bürocharme versprühen, beschriftet jeden Ordner sorgfältig und schafft innen gut funktionierende Ordnungssysteme mit Ober- und Unterkategorien, die ein schneller Auffinden ermöglichen

3. Cleveres Kabelmanagement

Für feste Arbeitsplätze finde ich ein gutes Kabelmanagement unglaublich wichtig. Nichts ist nerviger als zugestaubte Steckerleisten, unschöner Kabelsalat und unzugängliche Stromquellen. Doch für jedes Problem gibt es eine Lösung: Kabelbinder, -boxen und -wannen helfen Euch dabei, Eure Kabel Eurem Bedarf entsprechend zu sortieren. Mit Kabelbindern könnt Ihr Eure Kabel bündeln bzw. überschüssige Länge durch zusammenrollen und –binden kürzen, unter unauffälligen Kabelboxen könnt Ihr das Ganze zum Schluss verschwinden lassen. Kabelwannen könnt Ihr direkt unter der Arbeitsplatte montieren und so Eure Kabel darin verstauen. Ihr seid auf der Suche nach einem schicken Kabelbinder? Dann schaut mal unser DIY für Kabelbilder aus Lederresten an – perfekt auch für unterwegs!

Kleine DIY-Idee: Lederbinder für Eure Kabel selber machen

Dieses praktische und hübsche DIY ist schnell mal an einem Abend gemacht und erspart Euch künftig viel Kabelsalat in der Schreibtisch-Schublade! Ihr benötigt dafür Lederreste (maximal 2mm dick), Druckknöpfe und eine Druckknopfzange (o.ä.). Schneidet die Lederreste mit der Schere zurecht. Ich habe eine Länge von 8,5x3cm gewählt, die Enden habe ich abgerundet. Nun drückt Ihr die Druckknöpfe mit Eurer Zange jeweils an ein Ende – fertig!

4. Konzentrationsfördernde Lichttöne

Licht ist nicht gleich Licht! Um eine optimale Arbeitsumgebung zu schaffen, ist die Wahl einer geeigneten Lichtquelle ein sehr wichtiger Faktor. Prinzipiell ist Tageslicht immer die beste Wahl, um konzentriert und effizient zu arbeiten. Solltet Ihr keine Möglichkeit haben, Euren Arbeitsplatz direkt am Fenster (optimal mit seitlichem Lichteinfall zum Schreibtisch) zu positionieren, dann wählt am besten eine indirekte Beleuchtung für eine Grundhelligkeit, sowie eine flexible Leuchte für punktuelles Licht. Als optimale Ergänzung zum Tageslicht eignen sind neutralweiße Lichttöne zwischen 3300 bis 4500 Kelvin – sowohl für die indirekte als auch zur punktuellen Beleuchtung. Warum ist das so? Warmweiße Lichttöne wirken tendenziell eher beruhigend und anheimelnd, reduzieren die Konzentrationsfähigkeit und machen gerne müde. Kaltweiße Lichttöne wirken hingegen vergleichsweise grell und können schneller zu schmerzenden Augen und Kopfschmerzen führen. Neutralweiße Töne sind also der perfekte Kompromiss.

Trotz digitalem Office bin ich bei ein paar Kleinigkeiten „oldschool“: Hübsche Notizbücher für Jahresziele und schöne Zitate sowie meinen Terminkalender habe ich nach wie vor in Papierform; immer dabei: mein geliebter Messingfüller von Kaweco

5. Last but not least: Euer Sitzplatz!

Eigentlich ist dies fast der wichtigste Punkt von allen und dennoch wird er oft nahezu stiefmütterlich behandelt: der Bürostuhl! Zugegeben, die Wahl der richtigen Sitzgelegenheit fällt aus vielerlei Gründen einfach schwer. Spätestens jedoch, wenn Ihr viele Stunden in gebeugter Sitzhaltung vor dem Laptop gearbeitet habt, rächt sich eine falsche Bestuhlung: verspannter Nacken, Kopfschmerzen, Rückenschmerzen bis hin zu Bandscheibenvorfällen – die Liste möglicher Folgen ist lang! Daher sollte ein Schreibtischstuhl ergonomisch sein, denn dies bringt folgende Benefits: Euer Rücken wird durch gleichmäßige Belastung der Bandscheiben gestärkt und geschützt, Haltungsschäden, Rückenschmerzen sowie Schulter- und Nackenverspannungen dadurch vorgebeugt. Eure Konzentrationsfähigkeit ist auch über längere Zeiträume erhöht, Ihr werdet weniger schnell müde und könnt insgesamt effektiver und produktiver arbeiten. Hört sich ganz gut an, oder? Beim Kauf eines ergonomischen Bürostuhls könnt Ihr auf folgende Dinge achten:

1. Verstellbare Rückenlehne mit Lordosenstütze: Eine anschmiegsame Rückenlehne zur Entlastung ist unentbehrlich; eine integrierte Lordosenstütze stützt beim langen Sitzen ohne Bewegung Euren Lendenwirbelbereich und beugt dadurch Fehlhaltungen und Schmerzen vor. Optimalerweise sollte die Lordosenstütze in Höhe und Wölbung verstellbar sein, um sie auf jeden Rücken individuell einstellen zu können. Bei vielen Stühlen könnt Ihr zusätzlich den Widerstand einstellen. Außerdem wichtig: Die Größe der Rückenlehne sollte in Höhe und Breite zu Eurer Rückengröße passen!

2. Ausreichend große und individuell einstellbare Sitzfläche: Obligatorisch ist natürlich die Sitzhöhenverstellung, um den Stuhl optimal an Eure Körpergröße anzupassen. Aber auch eine ausreichende Sitztiefe ist wichtig für entspanntes Sitzen über Stunden. Viele Stühle bieten mittlerweile auch eine Sitztiefenverstellung an – probiert es einfach mal aus.

3. Individuell einstellbare Kopfstütze: Mein Favorit ist sie rein optisch – ehrlich gesagt – nicht. Die gesundheitlichen Aspekte sind allerdings nicht von der Hand zu weisen: Eine optimal eingestellte Kopfstütze kann Schulter- und Nackenmuskulatur entlasten und dadurch Verspannungen und Kopfschmerzen vorbeugen. Eine Überlegung wert!

4. Verstellbare Armlehnen mit großen Auflegeflächen: Bei einem guten Bürostuhl sind auch die Armlehnen individuell einstellbar, sodass idealerweise eine rechtwinklige Ablagefläche für die Unterarme entsteht. Diese Fläche sollte zudem nicht zu schmal sein, sodass Ihr die Arme entspannt darauf ablegen könnt.

5. 3D-Mechanik: Bei dieser verbauten Bewegungsmechanik sind Sitzfläche bzw. das ganze Stuhloberteil in alle drei Dimensionen beweglich. Die 3D-Mechanik führt zu mehr Bewegung der Wirbelsäule und kann dadurch aktiv Rückenbeschwerden vorbeugen und lindern. Das I-Tüpfelchen beim ergonomischen Bürostuhl!

Übrigens: Dani hat ihren Schreibtisch hier und hier vorgestellt

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1 Kommentar
  • Christina sagt:

    Ein sehr schöner Artikel und mir geht es genauso: Ohne Notizbücher und Terminkalender aus Papier geht es nicht! :-)

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