Die Lady im Schriftverkehr

Sie sind zeitaufwändiger, kostenintensiver aber auch persönlicher und seriöser: Briefe. Obwohl eine E-Mail häufig nur wenige Worte und einen Klick verlangt, solltet Ihr vor allem in der geschäftlichen Kommunikation dem guten alten Brief den Vorzug geben. Doch egal ob Ihr Euch für die analoge oder digitale Variante entscheidet – Damit Eurer Anliegen so ankommt, wie Ihr es euch wünscht, solltet Ihr im Schriftverkehr einige Regeln beachten.

Gängige DIN-Normen berücksichtigen

Der Inhalt Eures Briefes kann noch so gut sein, wenn er schlecht verpackt ist, wird er die erhoffte Wirkung verfehlen. Am besten wirkt ein eigenes Brief-Layout, allerdings solltet Ihr dabei immer die gängigen DIN-Normen beachten. Persönliche Inhalte gehören in einen geschlossenen Umschlag, geschäftliche Briefe in ein Fensterkuvert. Achtet immer auf die richtige und vollständige Anschrift Eures Adressaten. Vor allem auf einen falsch geschriebenen Namen reagieren viele sensibel und mit Unverständnis. Sehr wichtig ist außerdem eine gute Gliederung des Textes. Verwendet übersichtliche Absätze und achtet auf einen roten Faden. Überlegt Euch einen Betreff, der neugierig auf den Inhalt des Briefes macht.

Positiv beginnen und positiv enden

Bei der Anrede ist ein bisschen Feingefühl gefordert. Ob Ihr „lieber Herr“, „guten Tag Frau“ oder „sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet, entscheidet Euer Verhältnis zum Adressaten. Prinzipiell ist eine persönliche aber immer der anonymen Anrede vorzuziehen. Bei mehreren Empfängern wird der hierarchisch höchste zuerst genannt. Die Einleitung und der Schluss eines Briefes sollten möglichst positiv formuliert sein. Beginnt also beispielsweise mit einem Dank und endet mit einer netten Schlussformel. Diese darf ruhig phantasievoll sein, aber übertreibt nicht: Ein „hochachtungsvoll“ wirkt in der Regel eher unangemessen. Unter die Verabschiedung gehört Eure mit einem Füllfederhalter geschriebene Unterschrift.

Kein Spielraum für Deutungen

Was für die Schlussformel gilt, gilt auch den übrigen Text: Statt Floskeln solltet Ihr Euren eigenen Schreibstil verwenden. Verzichtet auf unnötige Anglizismen, Substantivierungen und Superlative wie „höflichst“ oder „baldigst“. Ein anderes „No-Go“ sind Abkürzungen. Sie lassen Zeitnot oder Faulheit vermuten und sollten deshalb auch im Titel und in der Adresse vermieden werden. Formuliert stattdessen kurze, einfache aber prägnante Sätze. Der Empfänger hat keine Lust Deutungen anzustellen, was Ihr ihm zwischen den Zeilen mitteilen wollt. Vermeidet darum auch Formulierungen im Konjunktiv, wie „Dürfte ich Sie bitten?“. Sie lösen beim Leser Unsicherheit aus und implizieren, dass etwas nicht stimmt. Was immer Ihr in dem Brief mitteilen wollt – tut es. Bleibt dabei aber natürlich immer höflich.

Besonderheiten der E-Mail-Kommunikation

Aufgrund der täglichen E-Mail-Flut solltet Ihr die Notwendigkeit einer E-Mail und den Empfänger stets kritisch hinterfragen. Ist es für den Adressaten wichtig, dass er in cc (carbon copy) gesetzt wird? Versendet Ihr eine E-Mail an eine größere Gruppe von Adressaten, dann verschickt sie in bcc (blind carbon copy). Ansonsten gelten für die E-Mail-Kommunikation zum Großteil die gleichen Regeln. Das heißt: Auch wenn die Kommunikation an sich schneller vonstatten geht, solltet Ihr maximale Sorgfalt aufwenden – Rechtschreibfehler oder eine konsequente Kleinschreibung sind auf keinen Fall erlaubt. Auch auf die beliebten Abkürzungen wie FYI (for your Information) oder ASAP (as soon as possible) solltet Ihr verzichten.

Übrigens: Smilies haben in der geschäftlichen Kommunikation nichts zu suchen.

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Eine Antwort zu “Die Lady im Schriftverkehr”

  1. Nicole Sagte:

    Sehr schön zusammengefasst. Da schlägt mein Germanistenherz höher ;-)

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